Die Hausverwaltung übernimmt für Eigentümer:innen die vielfältigsten Aufgaben. Kommt es im Rahmen dieser Verwaltertätigkeit zu Unstimmigkeiten, dann kann die Eigentümergemeinschaft beschließen, die Hausverwaltung zu wechseln. Dies ist je nach geschlossenem Vertrag innerhalb weniger Monate oder erst nach Ablauf einiger Jahre möglich. Der Wechsel sollte zwar wohl überlegt sein, jedoch sollten Eigentümer diesen Schritt bei Schwierigkeiten nicht scheuen.
Denn die Arbeit der Hausverwaltung nimmt nicht nur Einfluss auf die Zufriedenheit der Eigentümer:innen, sondern auch auf den Zustand der Immobilie. Zudem sind gute Hausverwalter in der Lage, Abläufe zu optimieren und die Beschlüsse der Eigentümerversammlung reibungslos umzusetzen, wodurch wiederum Zeit und Kosten eingespart werden können.
Vor dem ersten Schritt muss allerdings die Zustimmung der Eigentümer:innen eingeholt werden. Dabei reicht eine einfache Mehrheit aus, um die Hausverwaltung zu wechseln. Dies bedeutet, dass mehr als die Hälfte der Eigentümer dem Wechsel zustimmen muss. Dazu muss allen stimmberechtigten Eigentümern eine angemessene Zeit eingeräumt werden, um sich zu entscheiden. Wurde die einfache Mehrheit erreicht, können die ersten Schritte zum Wechsel der Hausverwaltung in die Wege geleitet werden.
Kündigungsfristen des Vertrages vor dem Wechsel beachten
Wann die Hausverwaltung gewechselt werden kann, hängt immer vom jeweiligen Vertrag ab. Häufig werden Kündigungsfristen von beispielsweise drei oder sechs Monaten vereinbart.
Seit der WEG-Reform 2020 sind alle Verwalterverträg jeder Zeit mit einer Frist von maximal 6 Monaten zu kündigen.
Vor der Reform sah dies anderes aus:
Bei anderen Verträgen ist eine Kündigung erst nach Jahren möglich. Bei dieser Art von Verträgen, wie sie bei vielen Wohnungseigentümergemeinschaften vorkommen, muss zuvor eine Wartezeit von einigen Jahren eingehalten werden, bis die Kündigung ausgesprochen werden kann. Dementsprechend kann sich ein Wechsel der Hausverwaltung als sehr langwierig herausstellen. Allerdings hat der Gesetzgeber die einzuhaltende Wartezeit bei Neuverträgen auf maximal drei Jahre begrenzt.
Dies betrifft alle Verträge, welche bei Erstbezug ab Juli 2007 neu geschlossen wurden. Bei älteren Verträgen müssen die vertraglichen Vereinbarungen jedoch noch eingehalten werden, wodurch eine Kündigung der Hausverwaltung oftmals erst nach vielen Jahren möglich ist.
Vorzeitige Abberufung bei wichtigem Grund möglich
Alternativ haben Eigentümer:innen noch die Möglichkeit, die Hausverwaltung aus wichtigem Grund abzuberufen. Dazu muss jedoch die Mehrheit in der Eigentümerversammlung erzielt werden. Als wichtiger Grund für eine vorzeitige Abberufung können zunächst strafbare Handlungen oder Veruntreuung durch die Hausverwalter:in zählen. Aber ebenso eine Insolvenz, lange Wartezeiten bei der Abrechnung von mehr als 15 Monaten oder das Fälschen von Protokollen sind mögliche wichtige Gründe.
Auch wenn die Hausverwaltung die Beschlüsse nicht entsprechend der Eigentümerversammlung umsetzt, kann eine Abberufung ohne Einhaltung der Wartezeit erfolgen. Dabei empfiehlt es sich allerdings, den wichtigen Grund vorab juristisch prüfen zu lassen. Denn sollte sich in einem späteren, gerichtlichen Verfahren herausstellen, dass die vorzeitige Abberufung nicht vorgenommen werden durfte, dann muss die Eigentümergemeinschaft im Zweifel Kosten für die alte wie auch für die neu beauftragte Hausverwaltung tragen.
Die Qualität der neuen Hausverwaltung prüfen
Sobald der Entschluss gefasst wurde, die Hausverwaltung zu wechseln, sollten sich Eigentümer:innen nach einem geeigneten Nachfolger umschauen, denn dadurch kann der Vertragsbeginn so gestaltet werden, dass ein lückenloser Wechsel möglich ist. Darüber hinaus sollte die Qualität und Fachkenntnis der Hausverwaltung beachtet werden, denn die Hausverwaltung übernimmt für die Eigentümer:innen und die Immobilie wichtige Aufgaben. Diese können auch über den Zustand und die Wertentwicklung der Immobilie entscheiden. Dadurch kann sich eine falsche Entscheidung durchaus in finanziellen Verlusten für die Miteigentümer:innen bemerkbar machen.
Die Qualität einer Hausverwaltung lässt sich zunächst an der Qualifikation, aber auch an der Erfahrung erkennen. Die Qualifikation lässt sich in der Regel anhand der Ausbildung oder Berufserfahrung überprüfen. Aufgrund der vielfältigen Aufgabenbereiche sind wirtschaftliche und juristische Kenntnisse genauso gefragt wie immobilientechnische Fachkenntnisse, welche über Ausbildungsberufe, Weiterbildungen und ebenso über Studiengänge erworben werden können.
Ebenso spricht eine Mitgliedschaft in einem der Fachverbände für die Qualität der Hausverwaltung. Einer dieser Verbände ist zum Beispiel der Bundesfachverband der Immobilienverwalter. Nicht zuletzt kann es ratsam sein, den Versicherungsschutz abzufragen. Eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung zählt zum Beispiel zu den wichtigen Versicherungen.
Neben einer Überprüfung der Fachkenntnisse sollte der Ruf der Hausverwaltung nicht außer Acht gelassen werden. Denn auch in diesem Bereich, in dem es nicht zuletzt auf eine gute Zusammenarbeit zwischen Eigentümer:innenn und der Hausverwaltung ankommt, kann die Mund-zu-Mund-Propaganda zu einer besseren Einschätzung verhelfen.
Somit lässt sich der Wechsel der Hausverwaltung nicht immer innerhalb kurzer Zeit vollziehen. Insbesondere dann, wenn die Vertragsgestaltung dies nicht zuletzt, können häufig Monate oder Jahre vergehen. Dabei ist es ohnehin wichtig, sich für den Wechsel ausreichend Zeit zu nehmen, um allen Eigentümer:innenn ausreichend Zeit zu geben, sich an der Entscheidung zu beteiligen und zugleich um die Qualifikationen und Vorzüge verschiedener Hausverwaltungen miteinander vergleichen zu können.
