Die Aufgaben der Hausverwaltung können sehr vielfältig ausfallen. Was die Hausveraltung darf und was nicht, hängt in erster Linie von der Art der zu verwaltenden Objekte ab. So werden die Pflichten der Hausverwaltung bei Objekten mit Eigentumswohnungen im Wohneigentumsgesetz geregelt.
Bei Objekten, die vermietet werden, müssen die Eigentümer:innen hingegen individuelle Verträge mit der Hausverwaltung abschließen (Mietverwaltung). Dennoch ist es üblich, auch im Bereich der Wohnungseigentümerverwaltung Verträge abzuschließen. Dadurch lassen sich die Aufgaben klar definieren, um Missverständnissen und Problemen frühzeitig vorbeugen zu können.
Pflichten der Hausverwaltung bei Eigentumsobjekten
Im Rahmen einer Wohnungseigentumsverwaltung zählen zu den Hauptaufgaben der Hausverwaltung insbesondere die Durchführung der von den Eigentümer:innen festgelegten Hausordnung sowie die Instandhaltung des Wohnungseigentums. Somit ist die Hausverwalter:in unter anderem dafür zuständig, dafür zu sorgen, dass die Garage oder das Treppenhaus stets in einem ordnungsgemäßen Zustand sind und gegebenenfalls Reparaturen oder Instandhaltungsarbeiten durchgeführt werden. Im Zuge dessen ist die Hausverwaltung bei entsprechender Vollmacht der Wohnungseigentümergemeinschaft dazu berechtigt, die dafür notwendigen Verträge abzuschließen, zu bezahlen und deren Einhaltung zu überwachen.
Der Abschluss eines Vertrages mit einer Reinigungskraft, Handwerker:innen oder Techniker:innen ist im Namen der Eigentümergemeinschaft somit möglich. Auch die Verträge der notwendigen Gas- oder Ölverträge werden entsprechend verwaltet.
Zu den weiteren Aufgaben der Hausverwaltung zählen die Jahresabrechnung der Hausgelder sowie der Instandhaltungsrücklagen. Dabei sind die Gelder getrennt vom Vermögen der Hausverwalter:in zu verwahren. Zudem ist dieser dafür zuständig, darauf zu achten, dass die Eigentümerversammlung ordnungsgemäß durchgeführt wird. Gefasste Beschlüsse werden über die Hausverwaltung umgesetzt.
Einschränkungen der Hausverwaltung
Auch wenn die Hausverwaltung viele Aufgaben eigenständig erledigen darf, bedarf es in vielen Fällen der Zustimmung der Eigentümergemeinschaft. Das ist immer dann der Fall, wenn sie durch ihr Handeln die Rechte der Eigentümer einschränken würde. Die Tätigkeit der Hausverwaltung muss für die Eigentümer:innen zugleich transparent sein, wodurch undurchsichtige Verhältnisse vermieden werden sollen.
So ist der Hausverwalter auf der einen Seite zwar für die Durchsetzung der Hausordnung zuständig, jedoch wird diese nur von der Eigentümerversammlung festgelegt und auch bei Bedarf geändert. Anpassungen dürfen seitens der Hausverwaltung somit nicht eigenmächtig vorgenommen werden. Ein eigenmächtiges und zugleich unberechtigtes Handeln läge auch vor, wenn der Hausverwaltung ohne Anmeldung eine Wohnung des Objektes betreten würde.
Weitere Einschränkungen der Hausverwaltung beziehen sich auf den Umgang mit den Geldern der Eigentümer:innen. So sind an die Verwaltung des Vermögens klare Vorgaben und Einschränkungen geknüpft, wodurch ein eigenmächtiger Umgang mit diesem Geld vermieden werden soll. Die Eröffnung eines Kontos zur Geldanlage im Namen des Hausverwalters ist dabei genauso untersagt, wie die Spekulation mit diesen Geldern. Auch die Aufnahme von Krediten kann nicht durch die Verwaltung erfolgen. Dies betrifft ebenso die Überziehung des Girokontos. Es obliegt der Eigentümergemeinschaft, zu entscheiden, in welcher Form die Gelder angelegt werden und ob etwaige Kredite aufgenommen werden sollen.
Bei regelmäßigen Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten darf die Hausverwaltung die Rechnungen eigenmächtig bezahlen, wenn sie per Beschluss der Eigentümerversammlung dazu bevollmächtigt wurde. Allerdings bezieht sich dieses Recht nicht auf teure Rechnungen. Müssen beispielsweise teure Sanierungsarbeiten oder Reparaturen am Gebäude vorgenommen werden, dann muss die Verwalter:in zuvor die Zustimmung der Eigentümer einholen. Oftmals wird dazu über Verwaltungsverträge und Vollmachten ein maximaler Verfügungsrahmen festgelegt.
Allerdings gibt es von dieser Regelung auch Ausnahmen. Denn in Notfällen muss die Hausverwaltung nicht erst den Beschluss der Eigentümerversammlung abwarten. Ein Notfall kann beispielsweise dann vorliegen, wenn während der Heizperiode die Heizung ausfällt und eine Reparatur ansteht. Die Hausverwaltung verwaltet dabei stets nur das Gemeinschaftseigentum. Nicht zuständig ist sie hingegen für Sondereigentum.
Aufgabe des Verwaltungsbeirates
Eigentümer:innen können sich dafür entscheiden, einen Verwaltungsbeirat zu wählen. Dabei handelt es sich um eine Art Kontrollorgan, welches zwischen den Eigentümer:innen und der Hausverwaltung steht und sich für die Interessen der Eigentümer:innen einsetzt. Zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirates zählt beispielsweise, dass dieser bei Eigentümerversammlungen beratend und empfehlend agiert. Er unterstützt und prüft zugleich die Tätigkeit der Hausverwaltung.
Die Jahresabrechnungen werden dabei genauso durch den Verwaltungsbeirat geprüft, wie Belege und Instandhaltungsrückstellungen. Allerdings sind auch die Rechte und Aufgabengebiete des Verwaltungsbeirates eingeschränkt. Diesem können keine Aufgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft übertragen werden.
Fazit
Die Hausverwaltung übernimmt für Wohnungseigentümer vielerlei Aufgaben. Allerdings dürfen sie keine weitreichenden Entscheiden alleine treffen und in vielen Fällen bedarf es der Zustimmung der Eigentümergemeinschaft. Als Kontrollorgan kann zusätzlich ein Verwaltungsbeirat bestimmt werden. Aber auch dieser kann die Entscheidungen der Eigentümerversammlungen nicht ersetzen.
