Die Mietnebenkosten werden häufig auch als zweite Miete bezeichnet, denn die Höhe dieser Kosten ist im Verhältnis zur Miete häufig nicht unerheblich. Allerdings handelt es sich bei den Mietnebenkosten lediglich um tatsächlich angefallene Betriebskosten, die Vermieter:innen auf die Mieter:innen umlegen können. Das ist allerdings nur dann der Fall, wenn sich Vermieter an einige Spielregeln halten. Nicht selten unterlaufen Vermieter:innen bei der Abrechnung oder bereits im Vorfeld Fehler, die dazu führen können, dass die Vermieter:innen auf einigen Kosten sitzen bleibt.
In der Regel erfolgt die Abrechnung der Betriebskosten einmal im Jahr. Die Abrechnung können Vermieter:innen selbst durchführen oder diese Aufgabe der Hausverwaltung übertragen und sich damit viel Aufwand ersparen. Die Abrechnung bedeutet nicht nur, Rechnungen aufzulisten, sondern es gilt genau zu klären, welche Kosten laut aktueller Rechtslage auf den Mieter:innen umlegbar sind. Dass dies wichtig ist, ist daran zu erkennen, dass in vielen Abrechnungen Fehler zu finden sind und viele Mieter:innen Widerspruch gegen Abrechnungen einlegen. Deshalb erhalten Sie im Folgenden eine Übersicht der gängigsten Fehler, die bei der Anfertigung der Betriebskostenabrechnung vermieden werden sollten.
1. Fehlende vertragliche Vereinbarung
Eine Vermieter:in darf die Nebenkosten nur dann abrechnen, wenn dies zuvor vertraglich vereinbart wurde. Im Mietvertrag muss somit ein entsprechender Hinweis zu finden sein, dass Betriebskosten abgerechnet werden. Fehlt diese vertragliche Vereinbarung, können keine Betriebskosten auf die Mieter:innen umgelegt werden.
2. Mindestangaben in der Abrechnung fehlen
Laut der aktuellen Rechtsprechung müssen in der Nebenkostenabrechnung einige Mindestangaben zu finden sein. Zu diesen zählen:
- Abrechnungszeitraum
- Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Verteilerschlüssel
- Kostenanteile für einzelne Mieter
- geleistete Vorauszahlungen
Zudem ist zu beachten, dass alle Angaben eindeutig und leicht zu lesen sein sollten, sodass auch ein nicht entsprechend vorgebildete Mieter:innen die Abrechnung versteht und weiß, welchen Kostenanteil er zu leisten hat.
3. Kosten für Vollwartungsverträge oder Reparaturkosten
Viele Wartungskosten sind umlagefähig. Dazu zählen beispielsweise die regelmäßig anfallenden Wartungskosten für die Fahrstuhlanlage. Anders sieht dies jedoch bei Reparaturkosten aus. Diese dürfen nicht die Mieter:innen auferlegt werden. Deshalb sollten Sie beim Abschluss von Vollwartungsverträgen aufpassen, denn dadurch werden häufig auch Reparaturen abgedeckt, wodurch diese Kosten nicht im vollen Umfang umlagefähig sind. In der Regel ist es deshalb üblich, nur rund 50 Prozent der Kosten aus Vollwartungsverträgen anzusetzen. Alternativ bietet es sich an, zwei unterschiedliche Verträge für Wartungs- und Reparaturarbeiten abzuschließen. Dies erleichtert die Abrechnung und Umlage an die Mieter.
4. Nicht alle Versicherungen sind umlagefähig
Viele Versicherungen, beispielsweise die Haftpflicht- oder Gebäudeversicherung, gehören in die Nebenkostenabrechnung. Andere Versicherungen, wie zum Beispiel die Rechtsschutzversicherung oder eine Mietverlustversicherung, jedoch nicht.
5. Verwaltungskosten wurden abgerechnet
Verwaltungskosten dürfen nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden. Dazu zählen beispielsweise Kosten der Hausverwaltung, aber ebenso Telefon- oder Portoausgaben genauso wie Zinsen. Diese Kosten dürfen nicht in der Nebenkostenabrechnung stehen, sondern sind von der Vermieter:in selbst zu tragen.
6. Abrechnungsfrist wird nicht eingehalten
Als Vermieter müssen Sie sich bei der Erstellung einer Mietnebenkostenabrechnung an Fristen halten. Die Abrechnungsfrist beträgt zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes. Wird beispielsweise eine Abrechnung für den Abrechnungszeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2016 erstellt, dann muss der Mieter die Abrechnung spätestens bis zum 31. Dezember 2017 erhalten. Wird die Abrechnung dem Mieter zu spät übermittelt, muss dieser die Forderung nicht mehr begleichen.
7. Leerstehende Wohnungen werden nicht berücksichtigt
Auch bei Leerstand einzelner Wohnungen fallen Betriebskosten an. Diese muss die Vermieter:in selbst tragen. Werden einige Kosten nach der Quadratmeterzahl berechnet, dann dürfen leerstehende Wohnungen somit nicht herausgerechnet werden. Die Gesamtquadratmeterzahl eines Wohngebäudes muss somit im Regelfall in jedem Jahr in gleicher Höhe angesetzt werden.
8. Anschaffungskosten wurden abgerechnet
Anschaffungskosten, beispielsweise für den Rasenmäher oder für neue Schneeschaufeln, können nicht die Mieter:innen auferlegt werden. Dies gilt auch für die Neuanschaffung von Mülltonnen, während die regelmäßigen Kosten für die Müllabfuhr oder Straßenreinigung in der Nebenkostenabrechnung auftauchen dürfen.
9. Höhere Betriebskosten von Gewerbeflächen werden nicht berücksichtigt
Gewerbeflächen verursachen in Wohnobjekten zumeist höhere Betriebskosten. Je nach Gewerbeart kann der Wasser- oder Müllverbrauch deutlich erhöht sein. Aber auch die Grundsteuer ist höher und die Versicherungsprämie kann durch das Gewerbe ansteigen. Bei der Kostenverteilung ist dies zu berücksichtigen. Die Anteile für Wohnobjekte sind somit niedriger anzusetzen als jene für Gewerbeobjekte.
10. Fehlerhafte Verteilerschlüssel
Als Grundlage des Verteilerschlüssels gilt häufig die Quadratmeterzahl. Deshalb ist es wichtig, die genaue Quadratmeterzahl zuvor exakt festzulegen. Stimmt diese nicht, kann eine Mieter:in Widerspruch gegen die Abrechnung einlegen. Zudem ist es wichtig, stets den gleichen Verteilerschlüsser anzusetzen. Eine Mischung unterschiedlicher Berechnungsmethoden darf nicht erfolgen und kann ebenso zu einem Widerspruch führen.
Folgen fehlerhafter Abrechnungen
Einwände gegen die Abrechnung kann eine Mieter:in bis zu zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung darlegen. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung können im Ernstfall dazu führen, dass Sie die Kosten selbst tragen müssen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn eine vertragliche Grundlage fehlt. Bei anderen Fehlern in der Abrechnung kann die Mieter:in Widerspruch gegen einzelne Positionen einlegen. Das kann verursachen, dass Sie tatsächlich angefallene Kosten nicht erstattet bekommen. In jedem Fall können Fehler in der Abrechnung zu einem vermehrten Aufwand führen. Mit einer guten Vorbereitung oder der Übergabe der Abrechnung an eine Hausverwaltung, welche sich mit der Thematik gut auskennt, ist es möglich, gängige Fehler zu umgehen. So können Sie viel Zeit, Aufwand und letztendlich Kosten einsparen.
